Cómo migrar el correo de tu empresa a Google Workspace sin perder nada

Transformación Digital

Muchas empresas siguen con el correo que les vino con el hosting aunque se les queda pequeño, porque cambiar les parece arriesgado. ¿Qué pasa con los correos de los últimos cinco años? ¿Y si un cliente escribe justo el día del cambio?

La migración a Google Workspace se puede hacer sin perder mensajes y sin días en blanco. La clave es el orden. Esta guía explica cómo se hace.

Antes de empezar: el inventario

Lo que más complica una migración no es la parte técnica, sino lo que nadie tenía apuntado. Antes de tocar nada, haz una lista de:

Todos los buzones que existen, también los de personas que ya no trabajan contigo y los genéricos como info@ o facturas@.
Los alias y los reenvíos: direcciones que no son buzones pero que alguien espera recibir.
Quién tiene acceso al DNS del dominio. Sin ese acceso no se puede terminar la migración.
Qué sistemas envían correo con tu dominio: la web, la facturación electrónica, el CRM.

Es buen momento para decidir qué buzones se migran y cuáles se convierten en alias o se cierran. Pagar por un buzón que nadie lee no tiene sentido.

Paso 1: crear las cuentas sin tocar el correo actual

Se da de alta Google Workspace con tu dominio y se crean los usuarios. En este punto el correo sigue llegando al sistema antiguo: nadie nota nada. Google pide verificar que el dominio es tuyo con un registro en el DNS, que no afecta al correo.

Paso 2: copiar el histórico

Google Workspace incluye una herramienta de migración que copia los correos desde el servidor antiguo, sea un hosting con IMAP, Microsoft 365 u otro Gmail. Se lanza desde la consola de administración y trabaja en segundo plano. Los contactos y los calendarios se exportan y se importan aparte.

Con buzones grandes, la copia puede tardar horas o días. Por eso se hace antes del cambio, no el mismo día.

Paso 3: cambiar el MX

El registro MX del DNS es el que dice a dónde tiene que llegar el correo de tu dominio. Cuando el histórico ya está copiado, se cambia para que apunte a Google. El cambio tarda desde minutos hasta unas horas en aplicarse en todo el mundo, y durante ese rato pueden llegar correos a los dos sitios.

Por eso, justo después del cambio, se lanza una segunda pasada de migración que recoge lo que haya entrado en el servidor antiguo mientras tanto. Así no se pierde ni un mensaje.

Paso 4: la autenticación del dominio

Con el correo ya en Google, se configuran SPF, DKIM y DMARC para que lo que envías llegue a la bandeja de entrada y no a spam. Hay que incluir en el SPF los otros sistemas que envían en tu nombre, como la facturación electrónica. Es el paso que más se olvida y el que más problemas da semanas después.

Paso 5: el primer día de cada persona

Configurar el correo en el móvil y en el ordenador de cada usuario.
Activar la verificación en dos pasos.
Comprobar que los alias y los reenvíos funcionan.
Dejar el servidor antiguo activo unas semanas, por si aparece algún correo rezagado.

Cuánto se tarda

Para una empresa de 5 a 20 personas, la parte que se nota se hace en un día y el resto en segundo plano. Lo que más alarga los plazos es no tener acceso al DNS: si lo registró un proveedor anterior, conviene recuperarlo antes de empezar.

En Enigma migramos el correo de empresas a Google Workspace con este orden, sin cortar el servicio y con la autenticación del dominio comprobada. Google Workspace con Enigma: desde USD 6 + IGV por usuario al mes.

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